زمان منتظر ما نمی ماند. اگر منتظر باشید تا زمان مناسب انجام کارها فرا برسد، خواهید دید که مدت زیادی را از دست داده اید و عملا هیچ کار مفیدی نکرده‌اید! «زمان مناسب» وجود ندارد. شما باید بتوانید براساس ویژگی های شخصیتی خودتان، شرایط زندگی تان، اهداف مورد نظرتان و غیره، برنامه ریزی کرده و مدیریت زمان داشته باشید. اما مدیریت زمان چیست؟ چگونه می توانیم به یک برنامه ریزی خاص برای رسیدن به اهداف خود لقب «برنامه ریزی موثر» بدهیم؟ در این مطلب به این موضوع خواهیم پرداخت و در نهایت شما را با مرجعی مفید برای مدیریت زمان و برنامه ریزی آشنا می کنیم.

مدیریت زمان چیست؟ چگونه مدیریت زمان به تغییر زندگی منجر می شود؟

مدیریت زمان فقط مخصوص سازمان ها یا نهاد های بزرگی نیست و در زندگی روزمره ی آدم ها نیز نقش بسزایی دارد. برای انجام هر کاری، یک بازه ی زمانی طلایی وجود دارد. مثلا شخصی می تواند صبح زود چند ساعت را به درس خواندن اختصاص دهد در حالی که این کار برای فرد دیگری، نیمه شب ها مناسب و موثر است. همچنین زندگی افراد با هم متفاوت است و شخصی به دلیل وجود مشغله های زیاد، تقریبا بخش عظیمی از روز خود را پای کار و امور روزمره و تکراری صرف می کند. از این رو، هر کس باید بتواند بر اساس ویژگی های شخصیتی، نوع زندگی و توانایی های فردی خود مدیریت زمان داشته باشد.

مدیریت زمان موثر به افراد این امکان را می دهد تا بازه زمانی خاصی را به فعالیت های خود اختصاص دهند. طبیعی است که فعالیت های مهم باید زودتر انجام شوند و هر کاری به ترتیب می تواند در گروه دوم یا سوم یا چهارم (از نظر میزان اهمیت) باشد. در نهایت شما دیگر با به هم ریختگی ذهنی و امور روزانه تان، مواجه نخواهید شد.

مدیریت زمان شامل موارد زیر است:

• برنامه‌ریزی موثر
• تعیین اهداف
• تعیین حدود زمانی برای هر هدف
• اولویت‌ بندی فعالیت‌ها براساس اهمیت آن‌ها
• صرف زمان مناسب برای فعالیت

تعیین اهداف متناسب با برنامه ریزی

برای مدیریت زمان باید از قبل بدانید که چرا فلان فعالیت را انجام می دهید. اگر کار های روزمره تان را بی دلیل و به صورت تکراری انجام می دهید، می توان شما را به یک کاپیتان کشتی تشبیه کرد که نمی داند دقیقا به سمت چه هدفی در حرکت است و در نهایت راه خود را در دریا گم می کند. کم شدن با یک کشتی طبعا عاقبت جالبی در پی نخواهد داشت. پس پیش از هر چیزی، برای مدیریت زمان اهدافتان را تعیین کنید.

براساس ویژگی های شخصیتی و شرایط زندگی تان برنامه ریزی کنید

برای کسب موفقیت در زندگی، هر شخصی باید بتواند براساس شرایط زندگی خود، برنامه ریزی کند. اگر برنامه ریزی ِخاصی برای دوست شما جوابگو و مناسب است، لزوما برای شما نیز کارایی نخواهد داشت. برای مدیریت زمان تان به بهترین نحو از خود بپرسید: چقدر زمان برای انجام فلان کار لازم است؟ آیا باید برای آن چند روز وقت بگذارم؟ سپس از یک برنامه ریز مشخص برای هرروز استفاده کنید. برای یک هفته برنامه دقیق ننویسید چرا که ممکن است برخی کارها در روز اول یا دوم به خوبی پیش نروند یا یک اتفاق ناگهانی پیش آید و شما را از برنامه  تان عقب بیندازد. همیشه احتمال وقوع پیشامد های غیر منتظره را در برنامه تان در نظر بگیرید تا از بابت به هم ریختن روتین زندگی تان سردرگم و نگران نشوید.

«نه گفتن» را بیاموزید

در بسیاری از امور روزمره، ما وقتی از کارهای اصلی خود غافل می مانیم که سعی می کنیم به خاطر دیگران یا به دلیل دلسوزی زیاد، به آنها کمک ِ«بیجا» کنیم؛ مثلا کاری که همکارمان باید آن را به تنهایی انجام دهد را برای کمک به او، یک تنه انجام می دهیم و بعد در نهایت می بینیم که کارهای شخصی و مهم خودمان نیمه کاره و تمام نشده، رها شده اند. هر شخصی باید «نه گفتن» را برای مدیریت زمان بیاموزد. نقش ها و مسئولیت هر فرد در هر محیطی از پیش تعیین شده است و هرگز نباید کسی (به هر دلیلی) مسئولیت های خود را به گردن دیگری بیندازد و دیگری نیز به خاطر عدم توانایی رد کردن آن، از زندگی کاری و شخصی خود غافل شود.

آشنایی با یک مرجع مناسب برای مدیریت زمان

نه، اشتباه نکنید. مرجعی که قصد معرفی آن را به شما داریم قرار نیست به شما بگوید چه کار کنید و چه کار نکنید. این مرجع به شما یاد می دهد برای مدیریت زمان و برنامه ریزی (برای هر کاری) ابتدا به سه پرسش «چگونگی انجام آن کار» و «چرایی انجام آن کار» و «چه هنگام انجام دادن آن کار» پاسخ دهید و خودتان مانند یک متخصص برنامه ریزی کنید. در واقع این مرجع به قول ضرب المثل معروف چینی «به شما ماهیگیری یاد می دهد، نه اینکه ماهی را دو دستی تقدیم تان کند».

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق جهت تغییر زندگی و کسب موفقیت می توانید کتاب صوتی شکست عادتهای کهنه اثر دکتر جو دیسپنزا را از سایت سکوی پرتاب، و با خوانش امیر سیاهی دریافت کنید.

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق چه تکنیک هایی کاربردی است؟

مدیریت زمان هدف بسیاری از مردم در جهان است، به خصوص در محل کار. طبق تحقیقات به عمل آمده ۸۹ درصد از افراد زمان خود را در محل کار هدر می دهند.  به کمکِ این تکنیک ها می توانید رفته رفته مدیریت زمان را به دست بگیرید. همچنین برنامه ریزی دقیقی خواهید داشت. به این واسطه بسیاری از اموری که باید انجام دهید، سر موقع (و چه بسا زودتر) به پایان می رسند.

یک آلارم برای خود تنظیم کنید.

کلید موفقیت مدیریت زمان این است که از ددلاین ها خبر داشته باشید. همچنین باید برای هر کار یک آلارم تنظیم کنید. ما پیشنهاد می‌کنیم که ۱۵ دقیقه قبل از یک جلسه یا رویداد، یک آلارم برای خود تنظیم کنید. به این واسطه شما می توانید در زمان لازم کارهایتان را به پایان برسانید. همچنین این قابلیت را خواهید داشت که همه کار ها را بدون استرس انجام دهید.

ایجاد یک چک لیست از کارهایی که انجام شده اند/ انجام نشده اند.

برای مدیریت زمان لیستی از کارهایی که باید در طول یک روز به انجام برسانید را تهیه کنید. در هر روز کارهایی که انجام می شود را تیک (یا علامت) بزنید. در پایان روز خواهید دید که چقدر زمان تلف کرده اید. و همچنین کدامیک از کارهایی که باید انجام میدادید رها شده اند. به این واسطه بهتر می توانید به برنامه ریزی خود پایبند باشید.

به انجام ِهر کار یک محدوده‌ی زمانی اختصاص دهید.

این تکنیک مدیریت زمان و برنامه ریزی کاملا واضح و روشن است. قرار نیست کار عجیب و غریبی انجام دهید. فقط در لیست برنامه ریزی روزانه خود تعیین کنید که هر کار باید چقدر زمان ببرد. مثلا درس خواندن: ۲ ساعت، کار: ۵ ساعت و به همین منوال برای هر کار زمان تعیین کنید. وقتی چنین تکنیکی را به کار ببرید، متعهد به انجام ِآن کار خواهید شد. به چه دلیل؟ به این خاطر که مثلا اگر ۲ ساعت درس خواندن را در طول روز انجام ندهید، نمی توانید آن را در شب انجام دهید. هر کار باید در زمان تعیین شده و به مدت مشخص شده انجام شود. بنابراین یک روز از درس خواندن به قدر کافی باز خواهید ماند. در نهایت فردا مصمم تر برای انجام درس خواندن اقدام خواهید کرد. در نتیجه وقت تان هم تلف نخواهد شد.

عواملی که حواس پرتی ایجاد می کنند را مسدود کنید.

اول و مهم‌ترین کار این است که عوامل ایجاد حواس پرتی از مدیریت زمان را از نزدیک خود حذف کنید. به جای چک کردن هر ۱۵ دقیقه موبایل هر دو ساعت یکبار آن را چک کنید. دقت کنید که عوامل ایجاد کننده‌ی مزاحمت مانند تلفن همراه، رسانه‌های اجتماعی و .. باید حذف شوند.

یک روتین داشته باشید.

روتین روزانه به شما در داشتن عملکرد درست کمک می کند. همچنین کمک می کند تا عادتهای خوب را به زندگیتان وارد کنید. در مورد روتین روزانه در سایت سکوی پرتاب به تفصیل شرح داده شده است. از این رو توصیه می کنیم به مطالب موجود در وبلاگ ما نیز سری بزنید.